Du fait de la dématérialisation de la procédure d'instruction, le support des dossiers à archiver est désormais numérique. Ainsi, une aide à la mise en œuvre technique des opérations d'archivage a été rédigée afin de faciliter l'évaluation des données et documents et leur export depuis les solutions logicielles utilisées par les centres instructeurs des Collectivités.
Ce document élaboré en concertation avec des services d'archives de collectivités, le Programme Demat.ADS et les principaux éditeurs de solutions logicielles de gestion, est plus particulièrement à destination des archivistes dans les services d'archives des collectivités.
Il est aussi utile pour les chefs de projets SI et les chefs de projets fonctionnels des services en charge de l'instruction des autorisations du droit du sol et/ou des services en charge de la définition d'un outil informatique mutualisé. En effet, au-delà des seuls enjeux d'archivage, il peut apporter une aide lors de la rédaction de cahier des charges d'acquisition de logiciel métier ou d'un outil de gestion électronique des documents (GED) adossé à ce dernier.
Il peut également servir à s'assurer de la qualité des données, lors de l'utilisation des outils informatiques d'instruction des autorisations.
Ce document complète
- la note DGPA/SIAF/2022/003 du 18 juillet 2022 qui diffuse le Guide pratique à destination des collectivités territoriales « Dossiers d'urbanisme : comment numériser pour bien archiver ? » et le Questionnaire d'évaluation
- ainsi que la note DGPA/SIAF/2023/010 relative au référentiel de conservation et à la fiche d'évaluation des documents d'autorisation d'urbanisme.
Sur la base de ces travaux, le service interministériel des Archives de France a engagé en lien avec le Programme Demat.ADS une étude pour établir une stratégie de collecte et de conservation des documents d'autorisation d'urbanisme avec pour objectif d'analyser l'écosystème juridique et technique de PLAT'AU et des logiciels d'instruction des autorisations d'urbanisme et, sur ce fondement, de proposer différents scénarios d'archivage adaptés aux transformations apportées par la dématérialisation de ce processus.
France archives >> Le Guide
Note DGPA/SIAF/2023/009 du 01/08/2023
Ce document élaboré en concertation avec des services d'archives de collectivités, le Programme Demat.ADS et les principaux éditeurs de solutions logicielles de gestion, est plus particulièrement à destination des archivistes dans les services d'archives des collectivités.
Il est aussi utile pour les chefs de projets SI et les chefs de projets fonctionnels des services en charge de l'instruction des autorisations du droit du sol et/ou des services en charge de la définition d'un outil informatique mutualisé. En effet, au-delà des seuls enjeux d'archivage, il peut apporter une aide lors de la rédaction de cahier des charges d'acquisition de logiciel métier ou d'un outil de gestion électronique des documents (GED) adossé à ce dernier.
Il peut également servir à s'assurer de la qualité des données, lors de l'utilisation des outils informatiques d'instruction des autorisations.
Ce document complète
- la note DGPA/SIAF/2022/003 du 18 juillet 2022 qui diffuse le Guide pratique à destination des collectivités territoriales « Dossiers d'urbanisme : comment numériser pour bien archiver ? » et le Questionnaire d'évaluation
- ainsi que la note DGPA/SIAF/2023/010 relative au référentiel de conservation et à la fiche d'évaluation des documents d'autorisation d'urbanisme.
Sur la base de ces travaux, le service interministériel des Archives de France a engagé en lien avec le Programme Demat.ADS une étude pour établir une stratégie de collecte et de conservation des documents d'autorisation d'urbanisme avec pour objectif d'analyser l'écosystème juridique et technique de PLAT'AU et des logiciels d'instruction des autorisations d'urbanisme et, sur ce fondement, de proposer différents scénarios d'archivage adaptés aux transformations apportées par la dématérialisation de ce processus.
France archives >> Le Guide
Note DGPA/SIAF/2023/009 du 01/08/2023